Tijdsregistratie-applicatie voor opleidingen

In opleidingsoproepen bent u als promotor verplicht om de tijdsregistratie-applicatie te gebruiken. Deze werkwijze vervangt de handtekeningen op een papieren aanwezigheidslijst. 

Enkel door een correcte registratie van de deelnemers in deze applicatie kan u subsidies ontvangen voor uw ESF-project. Deze werkwijze biedt u rechtszekerheid over de gesubsidieerde uren. Een andere wijze van registreren is niet toegelaten.

Vooraleer u de tijdsregistratie applicatie kan gebruiken, dient u ter voorbereiding de nodige toegangen te regelen.

Toegangen ACM/IDM

ACM/IDM is het Toegangs- (ACM) en Gebruikersbeheer (IDM) van de Vlaamse overheid. Enkel wie gekend is in het ACM/IDM-systeem, kan ook effectief met de tijdsregistratie-applicatie aan de slag.

Deze voorbereidende stap is niet alleen noodzakelijk ter voorbereiding van het werken met deze applicatie, maar is ook in de toekomst nuttig aangezien de nieuwe ESF-applicatie ook met ACM/IDM-toegangen zal werken.

Om de toegangen te regelen, zet u de lokale beheerder van uw organisatie (= organisatie van de promotor) aan het werk. In het gebruikersbeheer van de Vlaamse overheid heeft elke entiteit of organisatie een eigen lokale beheerder. Deze kan voor zijn of haar organisatie de gebruikers en hun gebruikersrechten beheren: gebruikers toevoegen, gebruikersrechten toekennen of terug verwijderen, de looptijd van gebruikersrechten aanpassen, … De lokale beheerder en hoofdtoegangbeheerders kunnen steeds gewijzigd worden (zie stap-voor-stap-gids onderaan). Indien u niet weet wie uw lokale beheerder is, kunt u bij 1700 opvragen wie voor uw organisatie geregistreerd is als hoofdtoegangsbeheerder en co-hoofdtoegangsbeheerder voor het domein werkgelegenheid of voor alle domeinen. 

Voor opleidings- en vormingsinstellingen die zich kunnen registreren als opleiding-vorming en economische actor is het noodzakelijk dat de registratie als economische actor gebeurt.

De lokale beheerder van uw organisatie dient onderstaande personen volgende rol te geven voor de maatregel ‘Platos-tijdsregistratie’ aan de hand van onderstaande informatie:

persoon rol/gebruikersrecht info doorgeven aan lokale beheerder
Projectverantwoordelijken = alle personen die operationeel het project gaan opvolgen en die de voorbereidingen van de opleidingen op zich gaat nemen (zorg steeds voor een back-up!)  DWSE-organisatieverantwoordelijke

Rijksregisternummer

Naam

Emailadres

Interne opleiders = opleiders tewerkgesteld bij de promotororganisatie DWSE-opleider

Rijksregisternummer

Naam 

Emailadres

Externe opleiders DWSE-opleider + werkrelatie met organisatie bepalen

Rijksregisternummer

Naam

Emailadres

Voor de opleiders van de externe organisaties waarmee u werkt als ook voor de opleiders van partnerorganisaties van uw project dient de lokale beheerder van uw organisatie eerst een werkrelatie aan te leggen met uw organisatie. Ook daarvoor zijn rijksregisternummer, naam en emailadres noodzakelijk.

U dient dus om deze stap te kunnen uitvoeren, eerst al deze informatie zo veel mogelijk te verzamelen en door te geven aan uw lokale beheerder.

Eens uw lokale beheerder alle nodige werkrelaties en rechten heeft aangelegd, kan het registreren in de applicatie beginnen. Aan deelnemers dienen geen rechten toegekend te worden. Zolang de toegangen nog niet geregeld zijn, is het niet mogelijk om opleidingen te laten plaatsvinden/registreren! 

Telkens wanneer er tijdens de uitvoering van uw project nieuwe opleiders bijkomen en/of de projectverantwoordelijken wijzigen, zal u telkens uw lokale beheerder moeten vragen om het nodige te doen vooraleer deze personen effectief aan de slag kunnen in de applicatie.

De rechten die u gekregen heeft in de esf-applicatie (organisatie- of projectverantwoordelijke), staan compleet los van deze aparte nieuwe rechten die u voor deze tijdsregistratie-applicatie moet krijgen.

Meer info vindt u hier:

Overheid.vlaanderen.be/praktische-info-voor-lokale-beheerders

Vragen i.v.m. lokale beheerder en/of gebruikersrechten:

Bel naar 1700.

Heeft u nog geen lokale beheerder?

Indien uw organisatie heeft nog geen lokale beheerder aangesteld, dan moet er eerst een hoofd lokale beheerder aangesteld worden. Deze persoon krijgt van uw organisatie de verantwoordelijkheid vanuit de bestuurders (RvB, directie,…) om de gebruikersrechten van alle medewerkers in uw organisatie toe te kennen. De hoofd lokale beheerder kan dan op zijn beurt lokale beheerders aanstellen. De lokale beheerder en hoofdtoegangbeheerders kunnen steeds gewijzigd worden.

U vindt de nodige info via https://www.csam.be/nl/beheer-toegangsbeheerders.html

of aan de hand van de stap-voor-stap-gids die u hieronder in bijlage vindt.

Via deze weg kunnen ook hoofdtoegangbeheerders gewijzigd worden of co-hoofdtoegangbeheerders toegevoegd worden.

Gebruik van de tijdsregistratie-applicatie

In onderstaande video leert u hoe u als promotor de applicatie gebruikt. In de applicatie gaat u als promotor alle opleidingssessies inplannen/klaarzetten. Meer gedetailleerde uitleg vindt u in het draaiboek (zie bijlage). De tijdsregistratie moet steeds op de opleidingsdag zelf uitgevoerd worden. Indien dit niet lukt, neem onmiddellijk contact op met esfsupportTR@vlaanderen.be, idealiter nog op de dag van de opleiding zelf of ten allerlaatste uiterlijk tegen 10u van de volgende werkdag. 

 

 

Info voor alle opleiders in uw project

Als promotor is het uw taak om al uw opleiders, zowel de interne (die bij uw organisatie als ook bij partnerorganisaties werken) als de externe (die werken voor een externe onderaannemer) opleiders, de juiste info mee te geven zodat zij correct hun opleidingssessies kunnen registreren voor uw project. U kan dit doen aan de hand van drie instrumenten: 1) de praktische infofiche die alle info op 1 bladzijde weergeeft (zie bijlage), 2) deze instructievideo en 3) het meer gedetailleerde draaiboek (zie bijlage). Het is ook aangeraden om het document 'Teamviewer 14 opstarten' (zie bijlage) mee te sturen in geval de opleider technische problemen ondervindt. De tijdsregistratie moet steeds op de opleidingsdag zelf uitgevoerd worden. Indien dit niet lukt, neem onmiddellijk contact op met esfsupportTR@vlaanderen.be, idealiter nog op de dag van de opleiding zelf of ten allerlaatste uiterlijk tegen 10u van de volgende werkdag.

 

E-learning

In geval u e-learning-opleidingen heeft in uw project, verloopt de tijdsregistratie nog op een andere manier (op de manier waarop intern personeel registreert). Instructies hierover vindt u in de drie draaiboeken in bijlage: een voor de promotor, een voor de deelnemer en een voor de leidinggevende. De deelnemer geeft immers in geval van e-learning zijn uren zelf in in de tijdsregistratie-applicatie (zie draaiboek deelnemer) en kan hiertoe de juiste opleidingscode selecteren. Voorafgaandelijk dient de lokale beheerder wel eerst de juiste rechten te geven (zie draaiboek promotor) en dient de promotor de deelnemer en bijhorende leidinggevende aan te maken. Een leidinggevende bevestigt als vierde paar ogen de door de deelnemer ingegeven uren goed (zie draaiboek leidinggevende). Instructies via video zijn hier te vinden. 

Vragen?

In geval van vragen over de tijdsregistratie-applicatie (andere dan vragen i.v.m. lokale beheerder en/of gebruikersrechten) of technische problemen, kunt u terecht op: esfsupportTR@vlaanderen.be. Problemen met de registratie moeten steeds op dé dag van de opleiding gemeld worden of ten allerlaatste uiterlijk tegen 10u van de volgende werkdag. Indien niet, is er geen registratie meer mogelijk!

Als u van de beste ondersteuning wil gebruik maken, vragen wij u de app ‘teamviewer’ op uw smartphone of tablet of pc te installeren. Hoe u teamviewer opstart, vindt u in de PDF in bijlage.

In de FAQ in bijlage vindt u de tot nu toe gestelde vragen inclusief antwoorden.

Vragen i.v.m. lokale beheerder en/of gebruikersrechten.: bel naar 1700. U kunt hier opvragen wie voor uw organisatie in het VO-gebruikersbeheer geregistreerd is als lokale beheerder. Is er geen lokale beheerder, dan kan u opvragen wie geregistreerd is als hoofdtoegangsbeheerder en co-hoofdtoegangsbeheerder voor het domein werkgelegenheid of voor alle domeinen. De Vlaamse Infolijn kan u ook helpen bij het toekennen van de nodige rechten voor de maatregel ‘PLATOS-tijdsregistratie’.

MLP-registratie

In bepaalde opleidingsoproepen bent u niet alleen verplicht te registreren in de tijdsregistratie-applicatie maar ook in Mijn Loopbaan voor Partners (MLP). 

Aangezien wij later in de tab ‘gebruikersbeheer’ van deze applicatie (die de deelnemersgegevens bevat,) bijkomende velden gaan toevoegen voor het invullen van de vereiste MLP-gegevens voor de individuele deelnemers, zal uw taak als promotor zich beperken tot het louter aanvullen van deze velden. Deze velden zullen beschikbaar worden in een latere release van deze applicatie. ESF zal u de opdracht geven om deze aan te vullen van zodra beschikbaar.

De effectieve registratie in MLP die een bijkomende zware administratieve last zou betekenen voor u als promotor, neemt ESF Vlaanderen echter daarna volledig op zich aangezien we dan over alle benodigde gegevens beschikken.

 

Bijlagen: