Tijdsregistratie-applicatie voor intern personeel

Om de prestaties van het intern personeel van uw ESF-project correct te registreren, bent u verplicht om de tijdsregistratie-applicatie te gebruiken. Deze werkwijze vervangt de handtekeningen op een papieren aanwezigheidslijst. Zo helpt u mee aan een meer digitale en duurzame overheid.

Enkel door een correcte registratie van de prestaties van het intern personeel in deze applicatie kan u subsidies ontvangen voor uw ESF-project. Deze werkwijze biedt u rechtszekerheid over de gesubsidieerde uren. Een andere wijze van registreren is niet toegelaten.

Vooraleer u de tijdsregistratie applicatie kan gebruiken, dient u ter voorbereiding de nodige toegangen te regelen.

Toegangen ACM/IDM

ACM/IDM is het Toegangs- (ACM) en Gebruikersbeheer (IDM) van de Vlaamse overheid. Enkel wie gekend is in het ACM/IDM-systeem, kan ook effectief met de tijdsregistratie-applicatie aan de slag.

Deze voorbereidende stap is niet alleen noodzakelijk ter voorbereiding van het werken met deze applicatie, maar is ook in de toekomst nuttig aangezien de nieuwe ESF-applicatie ook met ACM/IDM-toegangen zal werken.

Om de toegangen te regelen, zet u de lokale beheerder van uw organisatie (= organisatie van de promotor en partnerorganisaties (die effetief interne personeelskosten inbrengen) aan het werk. In het gebruikersbeheer van de Vlaamse overheid heeft elke entiteit of organisatie een eigen lokale beheerder. Deze kan voor zijn of haar organisatie de gebruikers en hun gebruikersrechten beheren: gebruikers toevoegen, gebruikersrechten toekennen of terug verwijderen, de looptijd van gebruikersrechten aanpassen, … Indien u niet weet wie uw lokale beheerder is, kunt u bij 1700 opvragen wie voor uw organisatie geregistreerd is als hoofdtoegangsbeheerder en co-hoofdtoegangsbeheerder voor het domein werkgelegenheid of voor alle domeinen. De lokale beheerder en hoofdtoegangbeheerders kunnen steeds gewijzigd worden (zie stap-voor-stap-gids onderaan).

De lokale beheerder van uw organisatie dient onderstaande personen volgende rol (meerdere rollen per persoon mogelijk: zie FAQ) te geven voor de maatregel ‘Platos-tijdsregistratie’ aan de hand van onderstaande informatie:

persoon rol/gebruikersrecht info doorgeven aan de lokale beheerder
Promotor = alle personen die operationeel het project gaan opvolgen bij de promotor en de partner (zorg steeds voor een back-up!) DWSE-organisatieverantwoordelijke

Rijksregisternummer

Naam

Emailadres

projectmedewerker DWSE-projectmedewerker

Rijksregisternummer

Naam

Emailadres

leidinggevende DWSE-projectverantwoordelijke

Rijksregisternummer

Naam

Emailadres

 

U dient dus om deze stap te kunnen uitvoeren, eerst al deze informatie zo veel mogelijk te verzamelen en door te geven aan uw lokale beheerder.

Eens uw lokale beheerder alle nodige rechten heeft toegevoegd, kan het registreren in de applicatie beginnen. Zolang de toegangen nog niet geregeld zijn, is het niet mogelijk om te registreren!

Telkens wanneer er tijdens de uitvoering van uw project nieuwe projectverantwoordelijken of andere personen bijkomen, zal u telkens uw lokale beheerder moeten vragen om het nodige te doen vooraleer deze personen effectief aan de slag kunnen in de applicatie.

De rechten die u gekregen heeft in de esf-applicatie (organisatie- of projectverantwoordelijke), staan compleet los van deze aparte nieuwe rechten die u voor deze tijdsregistratie-applicatie moet krijgen.

Heeft u nog geen lokale beheerder?

Indien uw organisatie heeft nog geen lokale beheerder aangesteld, dan moet er eerst een hoofd lokale beheerder aangesteld worden. Deze persoon krijgt van uw organisatie de verantwoordelijkheid vanuit de bestuurders (RvB, directie,…) om de gebruikersrechten van alle medewerkers in uw organisatie toe te kennen. De hoofd lokale beheerder kan dan op zijn beurt lokale beheerders aanstellen. De lokale beheerder en hoofdtoegangbeheerders kunnen steeds gewijzigd worden. Indien u niet weet wie uw lokale beheerder is, kunt u bij 1700 opvragen wie voor uw organisatie geregistreerd is als hoofdtoegangsbeheerder en co-hoofdtoegangsbeheerder voor het domein werkgelegenheid of voor alle domeinen.

U vindt de nodige info via deze website of aan de hand van de stap-voor-stap-gids die u hieronder in bijlage vindt.

Via deze weg kunnen ook hoofdtoegangbeheerders gewijzigd worden of co-hoofdtoegangbeheerders toegevoegd worden.

Gebruik van de tijdsregistratie-applicatie

als promotor (dwse-organisatieverantwoordelijke)

In onderstaande video leert u hoe u als promotor de applicatie gebruikt. In de applicatie gaat u als promotor van de promotororganisatie of partnerorganisatie (beide hebben als rol 'promotor' in de applicatie) de interne personeelsleden toevoegen en wijst u aan hen telkens ook een leidinggevende toe. De promotor van een partnerorganisatie ziet enkel de medewerkers met leidinggevenden en prestaties van zijn eigen organisatie. De promotor van de promotororganisatie ziet alle projectmedewerkers en leidinggevenden van zowel de eigen organisatie als alle partnerorganisaties. De promotor van de promotororganisatie is gemachtigd om de registraties aan ESF te bezorgen. De promotor van de partnerorganisatie kan enkel zijn gegevens bezorgen aan de promotor van de promotor-organisatie. Meer gedetailleerde uitleg vindt u in het draaiboek (zie bijlage).

 

 

als projectmedewerker

In ondestaande video leert u hoe u als projectmedewerker de applicatie gebruikt. In de applicatie gaat u uw projectprestaties registreren. Meer gedetailleerde uitleg vindt u in het draaiboek (zie bijlage).

 

als leidinggevende

In onderstaande video leert u hoe u als leidinggevende de applicatie gebruikt. In de applicatie gaat u de tijdsregistraties van de aan u gekoppelde projectmedewerkers goedkeuren of weigeren. Meer gedetailleerde uitleg vindt u in het draaiboek (zie bijlage).

Nieuwe functionaliteiten sinds 29/01/2021

  • Personen die bij een vestiging geregistreerd zijn, kunnen enkel de projecten van die vestiging zien.
  • Verder gebeurden een aantal fixes en een aanpassing-verstrenging van security op vlak van rijksregisternummer.

Nieuwe functionaliteiten sinds 14/12/2O2O

  • In geval van toewijzingen zijn er nieuwe velden bijgekomen, met name 'berekeningswijze' en 'activiteit in het project'. In geval een toewijzing reeds was ingediend bij ESF, hoeven deze velden niet meer aangevuld te worden. De toewijzingen blijven gelden. Bij rapportbeoordeling zal de nog ontbrekende info over deze toewijzingen opgevraagd worden. 
  • In geval een eerder ingebrachte toewijzing aangepast moet worden, kan ESF op uw vraag de eerdere toewijzing archiveren, waarna u de gewijzigde toewijzing opnieuw kan invoeren. Neem hiervoor contact op met de helpdesk. 

Vragen

In geval van vragen over de tijdsregistratie-applicatie (andere dan vragen i.v.m. lokale beheerder en/of gebruikersrechten) of technische problemen, kunt u terecht op de helpdesk: esfsupportTR@vlaanderen.be. Vermeld steeds uw projectnummer.

Als u van de beste ondersteuning wil gebruik maken, vragen wij u de app ‘teamviewer’ op uw smartphone of tablet of pc te installeren. Hoe u teamviewer opstart, vindt u in de PDF in bijlage.

In de FAQ in bijlage vindt u de tot nu toe gestelde vragen inclusief antwoorden.

In geval van vragen i.v.m. lokale beheerder en/of gebruikersrechten: bel naar 1700 – druk 5 (andere vragen) en meld aan de medewerker dat u vragen heeft over rechten en/of lokale beheerders. De medewerker zal u dan met de tweedelijn doorverbinden. Indien u problemen heeft met de toegang zelf met uw identiteitskaart, zal de medewerker die u eerst aan de lijn krijgt, u wel verder helpen). Lukt het nog niet dan meldt u dat aan esfsupportTR@vlaanderen.be.
U kunt hier opvragen wie voor uw organisatie in het VO-gebruikersbeheer geregistreerd is als lokale beheerder. Is er geen lokale beheerder, dan kan u opvragen wie geregistreerd is als hoofdtoegangsbeheerder en co-hoofdtoegangsbeheerder voor het domein werkgelegenheid of voor alle domeinen. De Vlaamse Infolijn kan u ook helpen bij het toekennen van de nodige rechten voor de maatregel ‘PLATOS-tijdsregistratie’.

Infosessie

Wij hebben een infosessie georganiseerd, deze kan u hieronder herbekijken.

Bijlagen: