Wat moet ik doen als promotor of partner?

Nadat al het voorbereidend werk gedaan is, kan u als promotor of partner van start gaan met de tijdsregistratie-applicatie.

In de applicatie gaat u als promotor van de promotororganisatie of partnerorganisatie (beide hebben als rol 'DWSE-organisatieverantwoordelijke' voor de maatregel PLATOS in de applicatie) de interne personeelsleden toevoegen en wijst u aan hen telkens ook een leidinggevende toe.

Hierbij zijn er enkele verschillen tussen de promotor van de promotororganisatie en de promotor van de partnerorganisatie:

  • De promotor van een partnerorganisatie ziet enkel de medewerkers met leidinggevenden en prestaties-toewijzingen van zijn eigen organisatie. De promotor van de promotororganisatie ziet enkel de projectmedewerkers en leidinggevenden van zijn eigen organisatie, maar ook de prestaties-toewijzingen van de projectmedewerkers van alle organisaties (eigen en partner organisaties).
     
  • De promotor van de promotororganisatie is gemachtigd om de registraties aan ESF te bezorgen. De promotor van de partnerorganisatie kan enkel zijn gegevens bezorgen aan de promotor van de promotororganisatie.

Stap voor stap voor u uitgelegd

In onderstaande instructievideo leggen we u kort en bevattelijk uit hoe u personeelsleden toevoegt en hen toewijst aan een leidinggevende.

Wenst u meer uitleg dan vindt u stap voor stap wat u moet doen in ons uitgebreid draaiboek.

Wat met toewijzingen?

In bepaalde oproepen kan de tijd van een projectmedewerker geregistreerd worden via toewijzing ipv uurregistratie.

  1. Een promotor (rol DWSE organisatieverantwoordelijke) voegt een nieuwe projectmedewerker/leidinggevende toe, en kiest hier voor toewijzing, geeft de toewijzing in. De projectmedewerker keurt deze goed (toewijzingen voor geregistreerde medewerkers kunnen altijd gebeuren – rekening houdend met overlappingen).
  2. De promotor (dwse-organisatieverantwoordelijke) partner keurt de toewijzing goed (indien toewijzing van partner).
  3. De promotor (dwse-organisatieverantwoordelijke) promotor-organisatie keurt de toewijzing goed, waardoor ze ingediend wordt bij ESF.

Ook voor een bestaande projectmedewerker/leidinggevende kan nadien een toewijzing bijgevoegd worden.

Bij wijzigingen van bij ESF ingediende toewijzingen (uit dienst – langer verlof) verwittigt u ESF support, zodat ESF de toewijzing kan archiveren. Vervolgens kan de aangepaste toewijzing ingebracht worden. Zolang ze niet ingediend zijn bij ESF kan de promotor deze verwijderen en de correcte toewijzing terug inbrengen.

Volgende info moet toegevoegd worden:

  • het percentage dat het personeelslid op het project werkt;
  • de berekeningswijze;
  • begin- en einddatum en activiteit van de projectmedewerker;
  • de app controleert of een persoon niet tegelijkertijd aan een opleiding deelneemt, een  prestatie uitvoert of een toewijzing heeft.

Voor een tijdstip dat er toewijzingen zijn ingegeven kan u geen individuele prestaties ingeven. Na bevestiging wordt de toewijzing ingediend bij de projectmedewerker.

Is de toewijzing geregistreerd bij de partner dan moet de promotor van de partner deze goedkeuren. Daarna kan de promotor (dwse-organisatieverantwoordelijke) van de partner de toewijzing indienen bij ESF.

Voor toewijzing moet geen bijlage meer worden opgeladen. De indiening in de tijdsregistratie app volstaat.

Extra hulp nodig?

Zijn er onduidelijkheden of hebt u bijkomende vragen? Via het artikel "Help!", begeleiden we u verder.