Hoe begin ik eraan?

Wie/wat is de lokale beheerder?

Om de toegangen te regelen, zet u de lokale beheerder van uw organisatie (= organisatie van de promotor en/of de partner) aan het werk.

In het gebruikersbeheer van de Vlaamse overheid heeft elke entiteit of organisatie een eigen lokale beheerder. Deze kan voor zijn of haar organisatie de gebruikers en hun gebruikersrechten beheren: gebruikers toevoegen, gebruikersrechten toekennen of terug verwijderen, de looptijd van gebruikersrechten aanpassen, …

Heeft u nog geen lokale beheerder? Dan kan er eerst een hoofdtoegangbeheerder (BTB toegangsbeheerder) aangesteld worden. Deze persoon krijgt van uw organisatie de verantwoordelijkheid vanuit de bestuurders (RvB, directie,…) om de gebruikersrechten van alle medewerkers in uw organisatie toe te kennen. De hoofdtoegangbeheerder kan dan op zijn beurt lokale beheerders aanstellen.

U vindt de nodige info via https://www.csam.be/nl/beheer-toegangsbeheerders.html

De lokale beheerder en hoofdtoegangbeheerders kunnen gewijzigd worden (zie stap-voor-stap-gids).

Sinds 11 juni 2021 hebben Wettelijk Vertegenwoordigers rechtstreeks toegang tot het VO Gebruikersbeheer. Ze kunnen zich aanmelden via het toegangsbeheer, waar ze een overzicht krijgen van alle organisaties waarvoor ze Wettelijk Vertegenwoordiger zijn. Indien hun organisatie nog niet gekend is in het Gebruikersbeheer, wordt deze automatisch aangemaakt.

Ze krijgen binnen het Gebruikersbeheer voor hun organisatie(s) dezelfde functionaliteiten als een Hoofd Lokale Beheerder.

Als u niet weet wie uw lokale beheerder is, kunt u bij 1700 (optie 5) opvragen wie voor uw organisatie geregistreerd is als BTB toegangsbeheerder voor het domein werkgelegenheid of voor alle domeinen.

Alles start met de juist rol

Om aan de slag te gaan in de tijdsregistratie-applicatie moet u gekend zijn in het Toegangs- en Gebruikersbeheer van de Vlaamse overheid (ACM/IDM).

De lokale beheerder van uw organisatie dient onderstaande personen volgende rol (meerdere rollen per persoon mogelijk) te geven voor de maatregel ‘Platos-tijdsregistratie’:

Om deze stap uit te voeren, verzamelt u eerst al deze informatie om dan door te geven aan uw lokale beheerder.

Eens uw lokale beheerder alle nodige rechten heeft toegevoegd, kan u registreren in de applicatie. 

Wanneer er tijdens de uitvoering van uw project nieuwe projectverantwoordelijken of andere personen bijkomen, zal uw lokale beheerder telkens de nodige rechten moeten geven vooraleer deze personen effectief aan de slag kunnen in de applicatie.

Meer info vindt u op de website van Vlaanderen.be

Bel naar 1700 (optie 5) voor vragen i.v.m. lokale beheerder en/of gebruikersrechten.

De rechten die u gekregen heeft in de esf-applicatie (organisatie- of projectverantwoordelijke), staan compleet los van deze aparte nieuwe rechten die u voor deze tijdsregistratie-applicatie moet krijgen.

Het proces, stap voor stap voor u uitgelegd

In het artikel "Wat moet ik doen als promotor of partners", " Wat moet ik doen als projectmedewerker" en "Wat moet ik doen als leidinggevende" vindt u stap voor stap, per rol, hoe u een tijdsregistratie kan indienen.

Voor partners

Als de promotor geen probleem heeft dat prestaties ingebracht worden bij hem, kunnen de dwse-organisatieverantwoordelijken - medewerkers en leidinggevenden hun rol in vo-gebruikersbeheer krijgen bij de promotor en moet de promotor hen toewijzen aan het project (eveneens toewijzingen ingeven)

Om verwarring te vermijden, vragen we dat de prestaties van de partners ofwel allemaal ingebracht worden door de partner ofwel door de promotor.

Nieuw in de applicatie

25 februari 2021

In de tab "gebruikersbeheer" is een module voorzien om indicatoren van de deelnemers in te geven. U vindt dit terug onder 'Indicatoren aanvullen'.

22 februari 2021

  • De medewerker kan de datum van de prestatie nog wijzigen
  • Is er een rechtzetting gebeurd voor volgende problemen:
    • Projectmedewerkers die projecten dubbel zagen staan
    • Promotoren die meerdere keren dezelfde projectmedewerker konden toevoegen aan het project
    • Niet-correct overzicht van de deelnemers waardoor hij/zij vanuit het overzicht niet meer naar het detail van de prestatie of toewijzing kon navigeren

Hierdoor werden alle medewerkers waar geen prestaties of toewijzingen waren ingebracht verwijderd : die moeten terug ingebracht worden. In een laatste stap zal er nog een ontdubbeling gebeuren van de prestaties-toewijzingen wanneer deze op verschillende dezelfde medewerkers geregistreerd waren.

29 januari 2021

  • In het archief is een filter toegevoegd om de heropende opleidingssessies te selecteren.
  • De QR code wordt enkel nog verstuurd via mail wanneer iemand een eerste keer toegevoegd wordt als deelnemer aan een opleidingssessie en niet langer meer naar de opleider.
  • Personen die bij een vestiging geregistreerd zijn, kunnen enkel de projecten van die vestiging zien.

15 januari 2021

  • De controles bij toewijzingen zijn aangepast voor een correcte implementatie 4-ogen principe
  • Er is een eerste versie archief voorzien,  voor het tonen van alle opleidingen – prestaties – toewijzingen
  • Er is een oplossing opgenomen voor het probleem dat bij organisaties doelgroep ‘lokaal bestuur’ en ‘vlaamse overheid’ geen projecten getoond werden als dwse-organisatieverantwoordelijke voor meerdere maatregelen was toegekend.

14 december 2020

Wijzigingen op vlak van de toewijzingen:

  • Er zijn twee extra velden bijgekomen ‘berekeningswijze’ en ‘activiteit in het project’. In geval van eerdere toewijzingen die reeds ingediend waren bij ESF, dienen deze velden niet meer aangevuld te worden. Deze info wordt in dat geval opgevraagd bij de rapportbeoordeling.
  • In geval een bij ESF ingediende toewijzing aangepast moet worden, kan ESF op uw vraag de eerdere toewijzing archiveren, waarna u de gewijzigde toewijzing opnieuw kan invoeren. Neem hiervoor contact op met de helpdesk esfsupportTR@vlaanderen.be. Vermeld steeds het projectnummer.
Rapportering en verder verloop

Elke vrijdag wordt door ESF, vanuit de ESF-applicatie, gegevens (projectgegevens, organisatiegegevens van promotor en partner) overgeladen naar de tijdsregistratie-applicatie.

Maandelijks wordt er vanuit ESF een rapport verstuurd met alle registraties naar de persoon die in de ESF-applicatie geregistreerd staat als projectverantwoordelijke.

Extra hulp nodig?

Zijn er onduidelijkheden of hebt u bijkomende vragen? Via het artikel "Help!", begeleiden we u verder.