Hoe begin ik eraan?

 

 

 

Wie/wat is de lokale beheerder?

Om de toegangen te regelen, zet u de lokale beheerder van uw organisatie (= organisatie van de promotor) aan het werk.

In het gebruikersbeheer van de Vlaamse overheid heeft elke entiteit of organisatie een eigen lokale beheerder. Deze kan voor zijn of haar organisatie de gebruikers en hun gebruikersrechten beheren: gebruikers toevoegen, gebruikersrechten toekennen of terug verwijderen, de looptijd van gebruikersrechten aanpassen, …

Heeft u nog geen lokale beheerder? Dan kan er eerst een hoofdtoegangbeheerder (BTB toegangsbeheerder) aangesteld worden. Deze persoon krijgt van uw organisatie de verantwoordelijkheid vanuit de bestuurders (RvB, directie,…) om de gebruikersrechten van alle medewerkers in uw organisatie toe te kennen. De hoofdtoegangbeheerder kan dan op zijn beurt lokale beheerders aanstellen.

U vindt de nodige info via https://www.csam.be/nl/beheer-toegangsbeheerders.html

De lokale beheerder en hoofdtoegangbeheerders kunnen gewijzigd worden (zie stap-voor-stap-gids).

Sinds 11 juni 2021 hebben Wettelijk Vertegenwoordigers rechtstreeks toegang tot het VO Gebruikersbeheer. Ze kunnen zich aanmelden via het toegangsbeheer, waar ze een overzicht krijgen van alle organisaties waarvoor ze Wettelijk Vertegenwoordiger zijn. Indien hun organisatie nog niet gekend is in het Gebruikersbeheer, wordt deze automatisch aangemaakt.

Ze krijgen binnen het Gebruikersbeheer voor hun organisatie(s) dezelfde functionaliteiten als een Hoofd Lokale Beheerder.

Als u niet weet wie uw lokale beheerder is, kunt u bij 1700 (optie 5) opvragen wie voor uw organisatie geregistreerd is als BTB toegangsbeheerder voor het domein werkgelegenheid of voor alle domeinen.

Alles start met de juiste rol

Om aan de slag te gaan in de tijdsregistratie-applicatie moet u gekend zijn in het Toegangs- en Gebruikersbeheer van de Vlaamse overheid (ACM/IDM).

Voor opleidings- en vormingsinstellingen die zich kunnen registreren als opleiding-vorming en economische actor is het noodzakelijk dat de registratie als economische actor gebeurt.

De lokale beheerder van uw organisatie dient onderstaande personen volgende rol (meerdere rollen per persoon mogelijk) te geven voor de maatregel ‘Platos-tijdsregistratie’:

De lokale beheerder van uw organisatie dient eerst een werkrelatie aan te leggen met uw organisatie:

  • Voor de opleiders van de externe organisaties waarmee u werkt
  • Voor de opleiders van partnerorganisaties van uw project

Nodige informatie om door te geven aan uw lokale beheerder! Rijksregisternummer, naam en emailadres.

Eens uw lokale beheerder alle nodige werkrelaties en rechten heeft aangelegd, kan het registreren in de applicatie beginnen. Aan deelnemers dienen geen rechten toegekend te worden. Zolang de toegangen nog niet geregeld zijn, is het niet mogelijk om opleidingen te laten plaatsvinden/registreren.

Wanneer er tijdens de uitvoering van uw project nieuwe opleiders bijkomen en/of de projectverantwoordelijken wijzigen, zal uw lokale beheerder telkens de nodige rechten moeten geven vooraleer deze personen effectief aan de slag kunnen in de applicatie.

Meer info vindt u op de website van vlaanderen.be

Bel naar 1700 (optie 5) voor vragen i.v.m. lokale beheerder en/of gebruikersrechten.

De rechten die u gekregen heeft in de esf-applicatie (organisatie- of projectverantwoordelijke), staan compleet los van deze aparte nieuwe rechten die u voor deze tijdsregistratie-applicatie moet krijgen.

Het proces, stap voor stap voor u uitgelegd

In het artikel "Wat moet ik doen als organisatie" en "Wat moet ik doen als opleider" vindt u stap voor stap hoe u een tijdsregistratie kan indienen en deelnemers aan een opleiding kan registreren.

De tijdsregistratie dient u op de opleidingsdag zelf uit te voeren. Als dit niet lukt, neem dan de dag van de opleiding zelf, of de dag erna vóór 10uur, nog contact op met esfsupportTR@vlaanderen.be.  Wij assisteren u via MS Teams.

Vermeld bij contact steeds het projectnummer.

Nieuw in de applicatie

25 februari 2021

Het is mogelijk om dezelfde opleiding meerdere keren te plannen op hetzelfde tijdstip (indien het verschillende opleiders en deelnemers zijn)

22 februari 2021

  • De medewerker kan de datum van de prestatie nog wijzigen
  • Is er een rechtzetting gebeurd voor volgende problemen:
    • Projectmedewerkers die projecten dubbel zagen staan
    • Promotoren die meerdere keren dezelfde projectmedewerker konden toevoegen aan het project
    • Niet-correct overzicht van de deelnemers waardoor hij/zij vanuit het overzicht niet meer naar het detail van de prestatie of toewijzing kon navigeren

Hierdoor werden alle medewerkers waar geen prestaties of toewijzingen waren ingebracht verwijderd : die moeten terug ingebracht worden. In een laatste stap zal er nog een ontdubbeling gebeuren van de prestaties-toewijzingen wanneer deze op verschillende dezelfde medewerkers geregistreerd waren.

29 januari 2021

  • In het archief is een filter toegevoegd om de heropende opleidingssessies te selecteren.
  • De QR code wordt enkel nog verstuurd via mail wanneer iemand een eerste keer toegevoegd wordt als deelnemer aan een opleidingssessie en niet langer meer naar de opleider.
  • Personen die bij een vestiging geregistreerd zijn, kunnen enkel de projecten van die vestiging zien.

15 januari 2021

  • sessies na indiening bij ESF te heropenen en te wijzigen (mits toelating van ESF)
  • geplande sessies die niet doorgegaan zijn, te verwijderen

14 december 2020

  • Er kunnen meer dan 2 opleidingssessies per dag voor een zelfde opleiding ingebracht worden, maar nog niet tegelijkertijd. Kortere opleidingen kunnen nu ook ingebracht worden zolang ze niet tegelijkertijd zijn.
  • Opleidingssessies uit het verleden blijven zichtbaar met bijhorende statussen: gepland, in uitvoering, uitgevoerd, ingediend bij ESF.
Verder verloop en rapportering

Elke vrijdag wordt door ESF, vanuit de ESF-applicatie, gegevens (projectgegevens, organisatiegegevens van promotor en partner) overgeladen naar de tijdsregistratie-applicatie.

Maandelijks wordt er vanuit ESF een rapport verstuurd met alle registraties naar de persoon die in de ESF-applicatie geregistreerd staat als projectverantwoordelijke.

Extra hulp nodig?

Zijn er onduidelijkheden of hebt u bijkomende vragen? Via het artikel "Help!", begeleiden we u verder.